PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), ustala się w Internatural 2000 Sp. z o.o. wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Cel i przedmiot procedury zgłoszeń wewnętrznych:

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych w Internatural 2000 Sp. z o.o. (dalej: „Procedura”) określa system wewnątrz zakładowego zgłaszania nieprawidłowości oraz zasady postępowania ze zgłoszeniami. Celem procedury jest kształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa wewnątrz Spółki przez jej pracowników. Procedura zapewnia ochronę dla osób chcących zgłosić naruszenia wewnętrznie. Dane osób dokonujących zgłoszenia są poufne i nie podlegają ujawnieniu w toku postępowania, bez ich wyraźnej i jednoznacznej zgody, chyba, że takie ujawnienie jest konieczne na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących.

Niniejsza procedura reguluje przede wszystkim zasady zgłaszania odpowiednim osobom (tj. Zespołowi do spraw sygnalistów) informacji o naruszeniach prawa, w zakresie o którym mowa w Części 2 niniejszej Procedury. Ponadto określa ona zasady postępowania ze zgłoszeniami przez Zespół do spraw Sygnalistów, to jest w jaki sposób są weryfikowane zgłoszenia, jak prowadzony jest tok wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz jakie działania zostają podjęte po zakończeniu zgłoszenia.

2 Kto może być sygnalistą i jakie sytuacje podlegają zgłoszeniu

Sygnalista – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście zawiązanym z pracą w tym: (pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz;
praktykant; funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).)
Zgłaszane powinny być naruszenia prawa, tj. działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1. Korupcji
2. Zamówień publicznych
3. Usług, produktów i rynków finansowych
4. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
5. Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
6. Bezpieczeństwa transportu
7. Ochrony środowiska
8. Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
9. Bezpieczeństwa żywności i pasz
10. Zdrowia i dobrostanu zwierząt
11. Zdrowia publicznego
12. Ochrony konsumentów
13. Ochrony prywatności i danych osobowych
14. Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
15. Interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
16. Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
17. Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela –występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a–p.

3 Ochrona i odpowiedzialność osoby dokonującej zgłoszenia

Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Zgodnie z ustawą o ochronie Sygnalistów, zgłaszający podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca podmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację, o naruszeniu prawa.
Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1. Odmowie nawiązania stosunku pracy;
2. Wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. Niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. Obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5. Wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6. Pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7. Przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8. Zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. Przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10. Niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. Negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12. Nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13. Przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14. Mobbingu;
15. Dyskryminacji;
16. Niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17. Wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. Nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19. Działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20. Spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21. Wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Podmiot uprawniony do przyjmowania zgłoszeń oraz sposób ich przyjmowania

Sygnalista ma prawo zgłosić informację o naruszeniu prawa, o których mowa w części drugiej niniejszej procedury.
Powołuje się Zespół do spraw Sygnalistów w celu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Zespół ten jest upoważniony do przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń, a także do podejmowania działań następczych i komunikacji z Sygnalistą oraz do przetwarzania danych osobowych związku ze zgłoszeniem.
Zgłoszenia naruszenia prawa przez Sygnalistę mogą być składane:
1. Osobiście w siedzibie zakładu Produkcyjnego ul. Żywiecka 143,34-331 Pewel Mała (pokój dyrekcji), zgodnie z zasadami w ust. 5 poniżej lub
2. Telefonicznie pod numerem telefonu 500-103-684, tj. za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy), lub
3. Pisemnie na adres Zakładu Produkcyjnego ul. Żywiecka 143,34-331 Pewel Mała z dopiskiem „Biuro Dyrekcji – nie otwierać”, lub
4. W formie elektronicznej na adres mailowy sygnalista@internatural.pl
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg. Za przygotowanie protokołu odpowiada osoba wyznaczona z zespołu ds. Sygnalistów (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia jego zatwierdzenie przez jego podpisanie).
Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej przebieg, sporządzonego przez członka zespołu ds. sygnalistów, przyjmującego zgłoszenie. Sygnalistów (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia jego zatwierdzenie przez jego podpisanie).
Zgłoszenie na piśmie wysłane na adres Spółki z odpowiednim dopiskiem jest korespondencja wyłączoną z obsługi kancelaryjnej i jest przekazywana bezpośrednio do zespołu.
Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do zachowania poufności, co do każdego zgłoszenia, niezależnie od tego, czy zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i czy w wyniku jego dokonania zostaną podjęte dalsze działania następcze. Ponadto, każdy członek Zespołu będzie posiadał pisemne upoważnienie Zarządu Internatural Sp. z o.o. do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych, określonych w części 5 niniejszej procedury.

Przyjęcie i potwierdzenie zgłoszenia o naruszeniu prawa oraz informacja zwrotna

Spółka Internatural 2000 Sp. z o.o. nie przyjmuje zgłoszeń dokonanych anonimowo
Zespół ds. Sygnalistów powołany przez Spółkę posiada obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Zespół ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych ustala maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Zespół prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmujący:
1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Zespół ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
Po wpłynięciu zgłoszenia, dalsza komunikacja pomiędzy osobą, która dokonała zgłoszenia, a Zespołem będzie odbywać się za pośrednictwem adresu wskazanego w zgłoszeniu. W przypadku wskazania przez Zgłaszającego adresu poczty elektronicznej do kontaktu, komunikacja ze strony Zespołu związana ze zgłoszeniem będzie prowadzona przy użyciu następującego adresu e- mail: sygnalista@internatural.pl

Podjęcie działań następczych

Działania następcze są podejmowane w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych
Podjęcie działań następczych jest uzależnione od uprzedniego przeprowadzenia kontroli wewnętrznej, z której przebiegu sporządza się protokół kontroli. Protokół kontroli, przedstawia się niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od jego sporządzenia, Członkom Zarządu. W protokole. W protokole przedstawionym Członkom zarządu zostanie określony rodzaj naruszenia oraz zostaną w nim przedstawione proponowane działania zmierzające do usunięcia naruszenia lub działania naprawcze oraz wskaże ewentualne działania, które mogą zapobiegać występowaniu tego rodzaju naruszeń w przyszłości
W trakcie przeprowadzania kontroli Zespół ds. Sygnalistów jest uprawniony do zwrócenia się do pracowników Spółki z prośbą o udzielenie wyjaśnień lub informacji oraz z prośbą o przedstawienie dokumentów, które mogą być pomocne przy analizie otrzymanego zgłoszenia. W przypadku niejasności Zespół może zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia z wnioskiem o udzielenie dodatkowych informacji lub wyjaśnień dotyczących danego zgłoszenia.
Zespół jest zobowiązany do zachowania poufności w zakresie uzyskanych wyjaśnień, informacji i dokumentów oraz danych dotyczących osób, które udzieliły wyjaśnień lub przekazały Zespołowi informacje lub dokumenty.
W przypadku potwierdzenia naruszenia prawa, dokonuje się, w szczególności jego oceny pod kątem ustalenia osoby, która dopuściła się naruszenia prawa, oceny negatywnych skutków finansowych w celu ich odzyskania oraz innych skutków, zależnych od rodzaju naruszenia prawa.
Działania następcze podejmuje się jeśli zgłoszenie naruszenia prawa okazało się w toku postępowania kontrolnego zasadne.
Działania następcze są uzależnione od rodzaju naruszenia prawa i wskazane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności mogą polegać na powiadomieniu o możliwości popełnienia czynu zabronionego odpowiednich organów ścigania.

Zgłoszenia zewnętrzne

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane w procedurze ustalonej według danego organu przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny albo instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej.

8 Postanowienia końcowe

Procedura zgłoszeń wewnętrznych zostaje umieszczona na tablicy ogłoszeń Zakładzie Produkcyjnym Spółki w wewnętrznym Serwerze, oraz na stronie internetowej: www.internatural.pl
Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Spółka przekazuję informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.